De procedure om een evenementenvergunning te krijgen voor bijvoorbeeld een festival verloopt vaak niet goed. Er wordt ook regelmatig over geprocedeerd. Daarom bespreek ik de aanvraagprocedure voor een evenementenvergunning en wat daaraan verbeterd zou moeten worden. Op mijn LinkedIn plaatste ik al het onderstaande cursief weergegeven bericht vanwege het debacle met het Music On festival waar de gemeente op de dag van het festival de stekker uit trok.

Intrekking festivalvergunning  Music On festival legt gebrekkige procedure bloot

Gestuntel met festivalvergunning Music On is exemplarisch voor de knullige vergunningprocedure voor grote evenementen. Het is al jaren een trend dat pas op de valreep van de datum van het festival of op de datum zelf een vergunning wordt verleend. Met als groot risico het veel te laat annuleren van het evenement en ook wordt rechtsbescherming voor omwonenden door deze gang van zaken illusoir gemaakt.
 
Het commentaar van burgemeester Halsema is werkelijk tenenkrommend. Het is een duidelijk voorbeeld dat een burgemeester niet over deze vergunning moet beslissen. Ze voelt zich ‘met de rug tegen de muur gezet”. Door wie dan? Niet door de organisator die de omgevingsdienst tijdig heeft geïnformeerd, ook over de tent, zo bleek uit het kort geding. De tent is nota bene al op het Museumplein gebruikt door de gemeente zelf voor de viering van Amsterdam 750 (zie foto). Het is de eigen omgevingsdienst die de burgemeester voor het blok zet. Voor een omgevingsdienst is het inmiddels usance te elfder pas te beslissen op een aanvraag voor een evenementenvergunning en dat is een doorn in het oog van organisatoren
 
Het gaat natuurlijk om veiligheid van het evenement voor de bezoekers en artiesten. Net als bij de vergunning voor een gebouw gelden er voorschriften. Met de invoering van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging voor de Bouw gaat de gemeente niet meer over de bouwveiligheid. De gemeente checkt alleen of het bouwplan in het omgevingsplan past en het bouwwerk dus ruimtelijk inpasbaar is. De bouwconstructie en daaraan ten grondslag liggende veiligheidsvoorschriften worden gecontroleerd door een professionele keurder: de kwaliteitsborger. Dat zijn particuliere organisaties die deze kwaliteitsborging verrichten. De bouwkundige goedkeuring moet de aanvrager van de vergunning dus zelf regelen en bekostigen, en daarmee heeft hij ook zelf in de hand dat de vergunning tijdig wordt afgegeven. De gemeente toetst alleen nog of de bouwmelding compleet is en of de kwaliteitsborger de gereedmelding heeft goedgekeurd. 
 
Een soortgelijke procedure zou ook voor tijdelijke constructies bij evenementen moeten gelden. Dat kan door de Wet Kwaliteitsborging voor de Bouw ook voor tijdelijke bouwwerken als tenten en podia te laten gelden. De organisator zal dan zelf moeten zorgen dat de goedkeuring van de constructies op het festivalterrein. De kwaliteitsborger stelt vast welke technische risico’s het festival heeft en hoe deze worden gecontroleerd (het borgingsplan). Dat de burgemeester zou moeten beslissen over alle veiligheidsaspecten van een groot festival is een anachronisme dat snel zou moeten worden aangepast. De invoering van de externe keuringsprocedure met de Omgevingswet is het bewijs dat de klungelige vergunningprocedure voor evenementen achterhaald is. De burgemeester heeft al genoeg aan haar hoofd. En moet nu ook nog Apeldoorn bellen.

Het annuleren van Music On festival als voorbeeld hoe het niet moet

Het meest genant is dat de tent bekend is bij de Omgevingsdienst omdat deze eerder dit jaar al op het Museumplein stond (in iets ander uitvoering). Dus het bericht op de website van de Omgevingsdienst “dat er onvoldoende gegevens bekend zijn om te kunne constateren dat de tent die op het festivalterrein is geplaatst voldoet aan de eisen” is een gotspe. Overleg met de tentenbouwer of het dezelfde tent was als op het Museumplein en bij Koningsdag in Den haag, en wat er wellicht anders was aan deze uitvoering zou dat snel opgehelderd hebben. Het is een voorbeeld van een niet welwillende overheid die zich niet dienstig opstelt naar de maatschappij. Er is al vaker gepleit voor een meer responsieve burger- en ondernemers vriendelijke benadering door de overheid, en dat zou je in deze situatie graag gezien hebben.[1]

Kan intrekking van een festivalvergunning reden zijn voor schadecliam tegen de gemeente?

Nader onderzoek zal mogelijk tot de conclusie leiden dat de handelwijze van de gemeente en omgevingsdienst in strijd is met het zorgvuldigheidsbeginsel en/of andere beginselen van behoorlijke bestuur. In een civiele procedure kan de bodemrechter de handelwijze van de gemeente en omgevingsdienst nadere toetsen aan beginselen van behoorlijk bestuur. Als de handelwijze door de rechter onrechtmatig wordt geacht jegens de organisator dan is deze gerechtigd tot schadevergoeding. Uitgangspunt is dat als een besluit (veelal de beslissing op bezwaar tegen de intrekking) door de bestuursrechter wordt vernietigd, de onrechtmatigheid van het besluit dan vaststaat. Er moet door de gedupeerde organisator dus eerst een bestuursrechtelijke procedure gevoerd worden. De civiele rechter gaat namelijk uit van de rechtmatigheid van een bestuursbesluit als daartegen een bestuursrechtelijke rechtsgang openstond en die niet (succesvol) is benut. Zowel civiele rechter als bestuursrechter hanteren het criterium of de schade zou zijn uitgebleven indien vanaf het begin een rechtmatig besluit zou zijn genomen (causaliteit)

Trend: evenementenvergunning wordt pas vlak voor evenement verleend

Door de vele eisen aan een evenementen, zeker een groot evenement, neemt de aanvraagprocedure en toetsing aan alle vereisten veel tijd in beslag. Hoewel de organisator en de gemeente dat weten is het telkens weer een race tegen de klok. Een collega van mij heeft onlangs tot in de vroege uurtjes van de dag van een groot festival met de organisator en verantwoordelijke gemeente moeten onderhandelen om de vergunning rond te krijgen. De organisator moet een grote hoeveelheid, soms gedetailleerd informatie aan leveren en de gemeente moet dat met gepast spoed behandelen. En er zijn 3 bestuursorganen bij betrokken, de Omgevingsdienst, het Stadsdeel en de burgemeester. De communicatie tussen de bestuursorganen gaat niet altijd super; soms hoor je weken niets terwijl de datum van het festival dichterbij komt. Er gaat teveel tijd verloren in communicatie, nieuw vragen, veel e-mails en soms een niet al te voortvarende behandeling. Dat moet natuurlijk beter en de organisator en gemeente zouden dat proces tijdig moeten bespreken om goede werkafspraken maken: wie de contactpersonen zijn, vaste overlegmomenten (bijvoorbeeld via teams), communicatie met omgeving, responstijden, streefdatum voor afgifte (ontwerp) vergunning, e.d.

Waarom moet de rechter vaak oordelen over festivalvergunning?

Een goede voorbereiding en management van evenementaanvraag is het halve werk. Organisatie van evenementen heeft vaak een lange aanloop nodig, en toch wordt een vergunning vaak pas op de valreep of op de dag van het evenement verleend, vooral bij festivals gebeurt dat. In grotere steden moeten organisatoren van festivals op tijd op de evenementenkalender komen met je evenement. Dan gelden er vervolgens steeds meer eisen om een evenementenvergunning te krijgen. Er wordt vaak bezwaar gemaakt tegen de organisatie van een evenement of festival. Maar bij de gemeente zelf gaat het ook regelmatig fout in de besluitvorming. Ik noem hieronder een paar gevallen die recent bij de rechter kwamen. De gemeente Utrecht verbood een helicopterlanding voor een beroemd DJ maar de rechter vond dat onterecht. Ook Hans Klok moest al eens naar de rechter om zijn shows in Rotterdam te laten doorgaan, met succes. De rechter schorste ook de vlak voor Koningsdag verzwaarde geluidseisen van de vergunning van organisator De Stichting Homomonument.

Regelkader voor verlening vergunning voor een evenement

De lokale autoriteit, vaak de gemeente, behandelt de aanvraag voor een evenementenvergunning. Meestal is in de Algemene Plaatselijke Verordening (Apv) een regeling opgenomen voor vergunningverlening voor een evenement.  Doorgaans is er een evenementenbeleid waar de vergunningaanvraag voor een evenement naast de vereisten in de Apv aan wordt getoetst. De ene gemeente kan terughoudender zijn dan in een andere gemeente en omstandigheden kunnen verschillen. Een zorgvuldige behandeling met goede toetsing en besluitvorming staan steeds voorop en moet ook blijken uit het besluit waarbij de vergunning wordt verleend of afgewezen. Daarbij hanteren de gemeenten voor evenementen vaak dezelfde uitgangspunten voor bijvoorbeeld grote of kleine evenementen, door het gebruik van een gezamenlijk handboek. Hieronder geef ik voorbeeld uit de rechtspraak over evenementenvergunning en we waar het niet altijd goed ging.

Toetsing aanvraag evenementenvergunning bij de gemeente

De vergunningaanvraag wordt getoetst, zoals het voorbeeld van de gemeente Amsterdam ook laat zien,  aan de openbare orde, veiligheid en milieu, waaronder geluidsnormen en moet afgesloten worden met een besluit: vergunningverlening of afwijzing van de aanvraag. Bezwaar kan binnen zes weken na besluitvorming worden gemaakt door belanghebbenden zoals omwonenden, maar een belanghebbende, kan ook op voorhand een zienswijze indienen.  Omwonenden kunnen bezwaar maken tegen geluidsoverlast of verkeershinder. De gemeente neemt hierop na een hoorzitting een besluit waarna de mogelijkheid bestaat om in beroep te gaan bij de bestuursrechter. Het probleem is echter dat de evenementenvergunning soms pas op de dag van het evenement word afgegeven zodat belanghebbende geen reëel kans hebben bezwaar te maken. Het gebeurt dan ook dat de rechter pas geruime tijd nadat het evenement heeft plaats gevonden een uitspraak doet. Een verzoek tot handhaving tegen een Bokbierevenement werd pas 2 jaar later door de rechter beoordeeld. Alleen het vragen van een voorlopige voorziening  bij de bestuursrechter kan nog soelaas bieden; die behandeling kan op heel korte termijn plaatsvinden. Dat probeerde de organisator van het Music On festival ook, maar tevergeefs. Dan resteert eventueel nog een schadeclaim wegens onterechte weigering die mogelijk ook via de rechter zal lopen.

Korte weergave van de vergunningprocedure voor een evenement in Amsterdam

Bronnen

1. APV Amsterdam, bepalingen over evenementen, bevoegdheid burgemeester, voorschriften en handhaving (o.a. art. 1.6, 2.1, 2.40, 2.44, 2.45 APV).
2. Handhavingsstrategie Overtredingen Evenementen 2024, gemeente Amsterdam – nadruk op veiligheid, voorwaarden aan evenementenvergunning, strategie bij overtredingen.
3. Handhavingsstrategie Overtredingen Evenementen 2024, gemeente Amsterdam – beschrijving vergunningenproces, evenementenkalender, samenwerking met ketenpartners, relatie met omgevingsplan en geluid.

Mogelijke grond voor weigering van evenementenvergunning

Als voorbeeld noem ik art.2.43 van de APV van de gemeente Amsterdam dat de burgemeester een evenementenvergunning kan weigeren als naar haar oordeel een van de daarin genoemde weigeringsgronden zich voordoet. Bij evenementen met geluid kan er sprake zijn van een onevenredige belasting van het woon- en leefklimaat of het evenement kan zich niet verdragen met het karakter van de plaats waar het wordt gehouden. Amsterdam heeft ook het Geluidbeleid voor evenementen Amsterdam waaraan getoetst moet worden. De burgemeester is bevoegd, maar niet verplicht, een evenementenvergunning te weigeren als een weigeringsgrond zich voordoet. De burgemeester heeft ter invulling van haar bevoegdheid beleidsregels opgesteld. In dat beleid wordt opgemerkt dat door deze beleidsregels voor iedereen duidelijk is waarom voor het ene evenement wel en voor het andere evenement geen vergunning wordt verleend, of waarom er bepaalde voorschriften worden verbonden aan de vergunning, in dit beleid specifiek gericht op de regulering van de geluidbelasting bij evenementen. Het evenement mag ook niet in strijd zijn met het bestemmingsplan. Dat was de reden dat het Bokbiermiddag-evenement in de gemeente Dinkelland niet mocht doorgaan van de rechter. De praktijk leert dat de gemeente de betrokken belangen zorgvuldig moeten afwegen om de voorkomen dat de rechter meent dat die afweging onevenwichtig is; zie bijvoorbeeld overwegingen in uitspraak Rb. Amsterdam 2 juli 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:4503

Onvoldoende informatie bij vergunningaanvraag leidt tot buitenbehandelingstelling

Indien een aanvrager de gevraagde informatie niet, of niet in voldoende mate, aan de vergunninginstantie verstrekt, kan dit leiden tot buitenbehandelingstelling van de aanvraag, een vereenvoudigde afdoening van de aanvraag omdat deze onvolledig is. Dit betekent dat de aanvraagprocedure wordt stopgezet en dat er geen beslissing op de aanvraag volgt, tenzij de aanvrager alsnog actie onderneemt om binnen de gestelde termijn alsnog de ontbrekende informatie te verschaffen. De aanvrager dient altijd de gelegenheid te krijgen als de aanvraag niet volledig is om binnen een gestelde termijn van minimaal 14 dagen alsnog de aanvraag aan te vullen of te wijzigen.

Ook voor een traditioneel en cultureel Koerdisch festival dat bestaat uit muziek, dans, kunst en cultuur, is een vergunning nodig. Voor dat evenement worden internationale persoonlijkheden en politieke partijen, non-gouvernementele en (minderheden-)organisaties uitgenodigd. De gemeente heeft de aanvraag van het cultureel evenement niet in behandeling genomen, omdat de aanvrager niet alle – volgens de gemeente benodigde – gegevens heeft ingeleverd. Een email met het voorlopige programma was naar een verkeerd adres gestuurd. Toch ging de aanvrager in bezwaar en beroep.

De gemeente kon zich volgens de rechter op het standpunt stellen dat zonder méér (concrete) gegevens over de uitgenodigde inleiders en organisaties voor hem niet voldoende duidelijk is om wie het gaat en dus wat die personen en organisaties mogelijk voor het (gedrag van) aanwezige publiek zouden kunnen betekenen, zodat daardoor geen zorgvuldige risico-inschatting kan worden gemaakt. Dat het festival vaker (elders) zonder problemen is georganiseerd, maakt dat niet anders, aldus de rechter.

Weigering om een evenement op de evenementenkalender te plaatsen

Veel gemeente hebben een evenementenoverzicht of evenementenkalender. Voor een organisator van een evenement betekent de plaatsing op die lijst dat datum en locatie gereserveerd zijn en dat die plaatsing als voorwaarde geldt voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. Een plaats op het evenementenoverzicht betreft een toekomstige onzekere gebeurtenis. De vaststelling van de evenementenkalender is aan te merken als een besluit in de zin van artikel 1:3, eerste lid, van de Awb. Dus als de organisator niet op de evenementenkalender wordt geplaatst kan hij daar bezwaar tegen indienen. Zie bijvoorbeeld de uitspraak van de Raad van State over de aanvraag van Rotterdam Outdoor voor een dancefestival. Ik noem nog gevallen die bij de rechter kwamen.

Evenementenvergunning nodig voor draaimolen

Om uit de coronadepressie te komen bedacht een ondernemer een draaimolen op een plein in de stad. In het kader van het herstelplan horeca. De gemeente verleende hiervoor een evenementenvergunning. Een bewoner aan het plein maakte bezwaar; er zouden al teveel evenementen op het plein zijn en er zou telkens een rustweek ingelast worden. De rechter overweegt dat de evenementenvergunning wel verleend mocht worden. Geluidsoverlast is beperkt. Gelet de belangen bij het evenement, te weten het herstelplan voor de horeca, mocht de gemeente daaraan redelijkerwijs een doorslaggevend gewicht heeft mogen toekennen. Daarbij komt dat, gelet op de omvang van het plein, de kleinschaligheid van het evenement en ook gelet op de door verzoeker ingezonden foto, niet behoeft te worden uitgegaan van grote aantallen mensen die de zweefmolen doorlopend zullen bezoeken. De gemeente heeft de belangen van de omwonenden met de aan de vergunning verbonden voorschriften vooralsnog voldoende gewaarborgd, aldus de rechter.

Vergunning voor kermis strandt bij de rechter

Met de vergunning voor de kermis in Zuid Scharwoude liep het niet goed. De rechter kwam er zelfs 2x aan te pas. In eerst instantie bepaalde de rechter dat onvoldoende gemotiveerd was waarom is gekozen voor de geluidsnorm van 85 dB(A). Onduidelijk is namelijk waarom 85 dB(A) noodzakelijk is voor de kermis, wanneer alle betrokken belangen worden gewogen. Ten tweede was niet gemotiveerd waarom voor de verschillende tijdsvlakken geen gebruik is gemaakt van verschillende geluidsnormen. Die gebreken kon de gemeente dus herstellen in een nieuw besluit met een betere onderbouwing van de evenementenvergunning. Ook was sprake van een afwijking van het eigen evenementenbeleid van de gemeente en ook dat dient goed gemotiveerd te worden. Dat deed de gemeente door naar het beleid van andere gemeente te verwijzen, maar dat werkt niet. Daar golden ook lagere geluidsnormen. Heel duidelijk is dit oordeel van de rechter: de rechtbank mist in het bestreden besluit kortgezegd hoe verweerder de belangen van de direct omwonenden in kaart heeft gebracht en hoe hij die heeft gewogen. Het belang van buurtbewoners moet natuurlijk altijd serieus genomen worden. En die belangenafweging moet blijken uit de motivering van het besluit. De gemeente mag nu voor de 3^e keer een nieuwe besluit nemen om de kermis te kunne laten plaatsvinden.

Evenement kinderkermis Utrecht mag doorgaan

Het evenement is een kleinschalige kinder- en familie kermis met als voornaamste doelgroep vaders en moeders met kinderen tot en met twaalf jaar. Hiertegen klaagde een omwonende die chronisch ziek is wegens de te verwachten geluidsoverlast
De rechtbank overweegt dat gemeente de belangenafweging om vergunning te verlenen in redelijkheid heeft kunnen maken. De rechtbank acht hierbij van belang dat de gemeente verschillende maatregelen heeft getroffen om geluidsoverlast te voorkomen. Ook zijn bij vergunning lagere geluidsnormen vastgesteld dan de geluidsnormen die waren vermeld op de verleende vergunning het jaar daarvoor. De gemeente mocht zich in redelijkheid op het standpunt stellen dat de hinder niet onaanvaardbaar is, ook niet voor iemand die ziek is. De bezwaarmaker heeft niet aangetoond waarom de vergunningverlening voor het evenement in strijd zou zijn met de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte.

Vergunning festival is vaak een schaarse vergunning waar bijzondere regels voor gelden

Een gemeente kan niet op aanvraag ieder locatie en op ieder moment een evenement toestaan. Het aantal evenement en aantal beschikbare locaties is daarom beperkt. Dat betekent dat er meer gegadigden zijn dan beschikbare evenementlocaties en data daarvoor. Dus niet iedere intitiatiefnemer kan voor een vergunning in aanmerking komen Zeker als er een evenementenbeleid is met een kalender voor evenementen is het aantal beschikbare vergunningen, zeker op bepaalde feestdagen en op bepaalde locaties (denk aan het Museumplein in Amsterdam) beperkt en daarom is dan sprake van een schaarse vergunning. Voor schaarse vergunning gelden speciale regels, mede door de Europese Dienstenrichtlijn. De procedure moet transparant zijn en gegadigden moeten een eerlijke kans krijgen om mee te dingen naar de evenementenvergunning. Dat gaat niet altijd goed. Ik schreef er een boek over: De strijd om schaarse vergunningen, dat u  veel leesplezier zal brengen.

Grenzen van het succes van festivals

Met het succes van grote evenementen is ook de weerstand toegenomen. Klachten over geluidsoverlast en andere hinder of bezwaar tegen aantasting natuur. Dat leidt tot strengere regelgeving. Voor geluid is dat inmiddels een feit. De geluidsnormen zijn de afgelopen jaren strenger geworden. Voor het plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes is ook een vergunning nodig van de gemeente. Voor voeding gelden strenge eisen (cateraars dienen over de benodigde kwaliteitseisen te voldoen en vergunning te hebben). En soms zijn de vergunningen beperkt. Zo kon ID&T in 2009 slechts 2 dagen Sensation White organiseren omdat het bedrijf maar twee nachtvergunningen kreeg. Ook voor een besloten locatie als de Arena is dus zo’n vergunning nodig.

Voor de duur van evenementen is vaak de gemeente verantwoordelijk en per gemeente kan er verschil zijn in bijvoorbeeld het tijdstip dat een evenement moet eindigen. Succes trekt ook verkeerd geld aan en dat leidt ertoe dat bijvoorbeeld voor een vechtsportgala naast een evenementenvergunning nodig zal zijn op grond van de lokale APV ook een Bibob-onderzoek nodig is om in aanmerking te komen voor een vergunning.  Over het Bibob-onderzoek en invullen van het Bibob-formulier kun je hier meer lezen.

---

[1] Michiel Scheltema, Mag de rechtsstaat voor de burger gesloten worden? Ars Aequi. September 2021, p. 809